DIFICULDADES DO PROCESSO ORQAMENTAL
Pese embora as vantagens e interesse do sistema ornamental, surgem por vezes algumas dificuldades
na sua implementagao e utilizagao. Podem ser agrupadas em duas categorias as dificuldades do
processo orgamental: dificuldades de forma e dificuldades de fundo.
Dificuldades de forma
Trata-se de dificuldades do foro tecnico que podem ser ultrapassadas por uma melhoria de organizagao
ornamental e da respectiva coordenagao. As mais frequentes sao:
a) Calendario: o processo ornamental nao deve iniciar-se muito cedo, por que deve haver ja uma ideia
mais objectiva dos resultados dum ano para melhor se preparar as previsoes doano seguinte. Tambem
nao deve iniciar-se muito tarda sob pena de os responsaveis nao disporem de tempo suficiente para
elaborarem as suas projecgoes com o devido realismo.
O atraso na elaboragao do or?amento por um determinado sector pode proporcionar, devido ao
encadeamento do processo orfamental, atrasos em cadeia que podem comprometer a sua elaboragao
e aprova9ao em tempo util, isto e, devera estar concluido pelo menos antes do im'cio do ano a que
corresponde. Acresce ainda o facto de que na consolida�ao dos orqiamentos se poderem encontrar
resultados aberrantes, os quais deverao motivar a sua revisao e a introdu�ao de altera�oes.
b) Formularios: deve evitar-se a burocracia e o excesso de papelada, reduzindo-se o numero de
formularies ao minimo, Ao mesmo tempo, devem ser bem concebidos por forma a facilitar o trabalho
or9amental dos gestores. Sendo o orgamento uma previsao de actividade dos gestores, o conteudo
dos formularios deve ser personalizado, isto e, adaptado as necessidades de cada um. Com isto nao
queremos dizer que nao haja uma harmonizagao de linguagem, de conceitos e de principios para
facilitar a comunicagao entre os elementos envolvidos.
c) Processos e procedimentos: tern a ver sobretudo com a estrutura e a organiza?ao do processo
or9amental. O conteudo, o calendario, a condugao das reunioes de trabalho, a forma como se discutem
e comunicam os objectivos e meios sao alguns dos elementos que nem sempre ficam muito bem
definidos no processo orfamental.
Pelos motives atras apresentados, somos defensores de que a maioria das dificuldades de forma do
processo ornamental sera ultrapassada quando se elabora um adequado Manual de OrgamentaQao
do qual farao parte, entre outros, os seguintes elementos:
- Forma de fixagao e comunicagao dos objectivos globais;
- Responsabilidade dos diversos gestores no processo ornamental;
- Elementos necessarios para a preparagao dos orgamentos;
- Formularios orgamentais;
- Calendario para execugao do orgamento, por responsavel;
- Forma de preparagao e transmissao das informagoes;
- Modo de apresentagao dos orgamentos;
- Normas a observar nos processos de revisao;
- Aprovagao final e normas de divulgagao.
Dificuldades de fundo
As dificuldades de fundo sao bastante mais dificeis de ultrapassar do que as de forma, pois resultam,
na sua maioria, de vicios e habitos enraizados nos processos de trabalho. Entre elas, podemos
destacar:
a) Ausencia de objectivos: na ausencia de objectivos, isto e, dos niveis de resultados esperados, o
orgamento perde praticamente todo o seu sentido e interesse. Quando existe, nao e mais do que a
transposigao para o ano seguinte dos dados proporcionados pela contabilidade relatives ao ano
anterior;
b) Ausencia de pianos de acgao: as mesmas razoes ja apresentadas na ali'nea anterior. O orgamento
torna-se um instrument© de indole contabilistica, pelo que, para a sua elaboragao, basta ao gestor
extrapolar os elementos de custos e proveitos ocorridos no ano anterior. Nao havendo pianos de acgao,
nao ha escolhas dos gestores sobre os meios e recursos necessarios para cumprirem com a sua
missao;
c) Excesso de detaihe: e tambem uma das tendencias no processo orgamental e que deve ser evitado.
Quando tal acontece, a elaboragao do orgamento torna-se pesada e morosa sem que tal proporcione
uma melhoria na utilidade da informagao para o gestor;
d) "Almofadas" orgamentais: e sentido que os gestores mais esclarecidos tendem a introduzir nos
seus orgamentos determinadas "almofadas" ou segurangas orgamentais. E um custo sobrevalorizado
para depois poder ser cortado pelos superiores hierarquicos ou, quando o nao for, apresentar um bom
desempenho ou, em alternativa, um proveito subavaliado.
Constituem instrumentos de "protecfao" dos gestores caracteristicos de sistemas de grande rigidez no
controlo ornamental ou de mecanismos de cortes frequentes no acto de aprovagao do orgamento pelo
superior hierarquico.
Tal como todo o processo de negocia?ao, a introdugao de "almofadas" ornamentals constitui, em muitos
casos, a margem para negocia?ao dos or?amentos ou para avaliagao do desempenho dos gestores;
e) Cortes indiscriminados nos orgamentos: se na consolidagao dos orgamentos os resultados ficam
aquem do desejavel ou das expectativas, e bastante usual decidir-se por urn sistema de "cortes as
cegas" nos valores apresentados nas demonstragoes financeiras.
Estes cortes indiscriminados apenas equilibram os valores das demonstranoes financeiras mas nao
valorizam os projectos que estiveram na base da elaboragao dos orgamentos.
Havendo necessidade de revisao, tal deve efectuar-se com base nos objectivos pretendldos ou nos
pianos de acgao apresentados.
Possivelmente, ha objectivos ambiciosos que terao de ser reformulados ou pianos de acgao que exijam
recursos que, no momento, a empresa tera dificuldade em obter, pelo que deverao ser analisadas
outras alternatlvas que envolvam outros meios e, consequentemente, outros recursos e custos.